Im Folgenden beschreiben wir die Standardfelder, die bei der Veranstaltungsplanung ausgefüllt werden.
Bitte beachten Sie: zu den Standardfeldern kommen Freifelder hinzu, die in der Konfiguration individuell angelegt werden können!
Veranstaltungsthema
| Titel | Der Titel der Veranstaltung |
| Beschreibung (öffentlich) | Dieser Text wird als Beschreibung der Veranstaltung angezeigt. Hier können auch Bilder eingefügt werden, diese sollten eine Breite von 640 Pixeln nicht überschreiten. |
| Beschreibung (intern) | Diese Information steht nur externen Veranstaltern und Administratoren zur Verfügung und dient für Notizen zur Organisation der Veranstaltung |
Ein einmal definiertes Veranstaltungsthema kann in jeder Saison und für weitere Veranstaltungen mit dem gleichen Thema innerhalb der Saison wiederverwendet werden. Wenn Sie hier an einem bestehenden Thema Veränderungen vornehmen wirkt sich das auf alle Veranstaltungen mit diesem Thema aus. Wenn sich inhaltlich etwas Wesentliches verändert, legen Sie lieber ein neues Thema an, um "Nebenwirkungen" auf vorhandene Veranstaltungen mit diesem Thema zu vermeiden!
Veranstaltungsort
| Name | Der Name des Veranstaltungsorts. Dieser wird in der Detailbeschreibung der Veranstaltung angezeigt. |
| Ansprechpartner | Name des Verantwortlichen für diesen Veranstaltungsort (Inhaber, Hausmeister, etc.). Dieser sollte immer dann erreichbar sein, wenn dort eine Veranstaltung durchgeführt wird. Diese Information wird nur externen Veranstaltern und Administratoren angezeigt. |
| Telefon | Telefonnummer des Ansprechpartners. Diese Information wird nur externen Veranstaltern und Administratoren angezeigt. |
| Mobil | Handynummer des Ansprechpartners. Diese Information wird nur externen Veranstaltern und Administratoren angezeigt. |
| Straße | Straße und Hausnummer des Veranstaltungsorts. Diese Information wird in der Detailbeschreibung der Veranstaltung angezeigt. |
| Ort | PLZ und Ort des Veranstaltungsorts. Diese Information wird in der Detailbeschreibung der Veranstaltung angezeigt. |
Auch bei den Veranstaltungsorten gilt: Änderungen wirken sich auf alle Veranstaltungen - egal in welcher Saison - an diesem Ort aus!
Veranstaltungsdetails
| Saison | Hier legen sie fest, in welcher Saison Ihre Veranstaltung angezeigt wird. |
| Gemeinde | Wenn Ihre Lizenz mehr als eine Gemeinde zulässt, können Sie hier auswählen, über welche der an Ihrem Ferienprogramm beteiligten Gemeinden diese Veranstaltung abgerechnet wird. |
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Status |
Geplant: Veranstaltung ist geplant, es gibt noch keine Aussage, ob sie durchgeführt oder abgesagt wurde Geplante und durchgeführte Veranstaltungen werden allen (Administratoren, externe Veranstalter, Kinder und Jugendliche) angezeigt. Die Unterscheidung dient lediglich dazu, später entsprechende Statistiken zu erstellen. Abgesagte Veranstaltungen werden Kindern und Jugendlichen nicht angezeigt. Externe Veranstalter und Administratoren sehen die Veranstaltung versehen mit dem Zusatz "(Abgesagt)". Bei abgesagten Veranstaltungen bleiben vorliegende Anmeldungen im System erhalten und diese Veranstaltungen können für statistische Auswertungen herangezogen werden. |
| Veranstalter | Auswahl des Veranstalters. Hierzu können in der Veranstalterverwaltung Ansprechpartner und deren Kontaktdaten hinterlegt werden. |
| Alter | Mindest- und Höchstalter für die Teilnahme. Die Veranstaltung wird nur denjenigen Kindern und Jugendlichen angezeigt, die am ersten Tag der Veranstaltung das entsprechende Alter haben. |
| Preis | Teilnahmegebühr für Kinder und Jugendliche |
| Preis ermäßigt | Teilnahmegebühr für Kinder und Jugendliche, die in der Benutzerverwaltung das Merkmal "Sozialermäßigung gewährt" haben |
| Preis Erwachsene | Teilnahmegebühr für Erwachsene, z.B. wenn Sie als Begleitperson teilnehmen |
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Teilnehmerzahl |
Mindest- und Höchst-Teilnehmerzahl. Solange sich noch keine Teilnehmer für die Veranstaltung angemeldet haben, erscheint die Teilnehmerzahl für Administratoren und externe Veranstalter in der Veranstaltungsübersicht in grauer Schrift. Liegen Anmeldungen vor, ohne dass die Mindestteilnehmerzahl erreicht wurde, so sehen Administratoren und externe Veranstalter die aktuelle Teilnehmerzahl in blauer Schrift. Wurde sie erreicht, wechselt die Schriftfarbe auf Grün. Wurde die Höchst-Teilnehmerzahl erreicht, können Kinder und Jugendliche die Veranstaltung nicht mehr buchen. Administratoren können aber weiterhin Teilnehmer/-innen in die Veranstaltung buchen. Die Teilnehmerzahl wird nun in der Veranstaltungsliste in roter Schrift angezeigt. |
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Anmeldung erforderlich |
Ist der Haken gesetzt, kann die Veranstaltung online gebucht werden. Ist er nicht gesetzt, wird die Veranstaltung ohne Anmeldebutton angezeigt. Normalerweise sollte dieser Haken gesetzt sein. Nur bei offenen Veranstaltungen wie z.B. einem Saisonauftaktfest, an dem man ohne Voranmeldung teilnehmen kann, macht es Sinn, den Haken zu entfernen. |
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Bemerkung intern |
Interne Bemerkung speziell für diese Veranstaltung (z.B. bezüglich des Datums, der Altersgrenzen o.ä.). Bemerkungen, die für alle Veranstaltungen mit diesem Thema gelten, sollten besser in Schritt 1 beim Veranstaltungsthema eingetragen werden. |
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Bemerkung extern |
Diese Bemerkung wird in den Veranstaltungsdetails für alle angezeigt. Auch hier gilt: Bemerkungen, die für alle Veranstaltungen mit diesem Thema gelten, sollten besser in Schritt 1 beim Veranstaltungsthema eingetragen werden. |
| Teilnahme Erwachsene |
Gibt an, ob Erwachsene als Begleitpersonen teilnehmen können. |
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Handzettel vorhanden |
Handzettel dienen dazu, wichtige Informationen zur Veranstaltung wie z.B. benötigte Kleidung, mitzubringende Gegenstände, Hinweise für Allergiker etc. auf einem Ausdruck für die Eltern zusammenzufassen. Hier kann der Haken gesetzt werden, um anzuzeigen, dass ein Handzettel OFFLINE vorhanden ist. Außerdem kann ein Handzettel als PDF-Datei hochgeladen werden. Ist das geschehen, verschwindet der Haken und stattdessen wird ein Link auf die hochgeladene Datei angezeigt. Der Handzettel wird Kindern und Jugendlichen in den Veranstaltungsdetails zum Download angeboten. Außerdem ist das Vorhandensein auf der Rechnung vermerkt, sodass beim Bezahlen noch einmal kontrolliert werden kann, ob der Handzettel tatsächlich zur Kenntnis genommen wurde. |
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Elternerklärung vorhanden |
Die Elternerklärung muss unterschrieben beim Bezahlvorgang vorgelegt werden. Hier kann der Haken gesetzt werden, um anzuzeigen, dass eine Elternerklärung OFFLINE vorhanden ist. Außerdem kann eine Elternerklärung als PDF-Datei hochgeladen werden. Ist das geschehen, verschwindet der Haken und stattdessen wird ein Link auf die hochgeladene Datei angezeigt. Die Elternerklärung wird Kindern und Jugendlichen in den Veranstaltungsdetails zum Download angeboten. Außerdem ist das Vorhandensein auf der Rechnung vermerkt, sodass beim Bezahlen noch einmal kontrolliert werden kann, ob die Elternerklärung tatsächlich zurückgegeben wurde. |
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Veranstaltungsnummer |
Nummer der Veranstaltung, kann frei vergeben werden. |
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Sonstige Einschränkungen |
Hier können Einschränkungen z.B. im Bereich der Barrierefreiheit oder Teilnahme-Ausschlüsse bei Vorliegen bestimmter Allergien oder Erkrankungen eingetragen werden. |
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Basispreis |
Aus diesen beiden Feldern ergibt sich die Vergütung für externe Veranstalter. Der Basispreis wird einmal pro Veranstaltung ausgezahlt, der Preis pro Kind einmal pro teilnehmendem Kind. Der Basispreis dient zur Abdeckung der Fixkosten wie Raummiete, Aufwandsentschädigungen für Betreuer, Anmietung eines Busses, etc. Der Preis pro Kind deckt variable Kosten wie z.B. Eintrittsgelder und Verpflegung. Beispiel: Für eine Tour zum Schlittschuhlaufen wird ein Bus für 300.- € gemietet. Der Eintritt in die Eishalle kostet 8.- € pro Kind und 12 € pro Erwachsenem. Die Miete der Schlittschuhe kostet 6.- € pro Person. Jedes Kind erhält Getränke für 2.- €. Es fahren 3 ehrenamtliche Betreuer mit. Daraus ergibt sich: Basispreis Preis pro Kind |
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Freifeld |
Name des Freifeldes, das nur bei Buchung dieser Veranstaltung abgefragt wird (z.B. Schuhgröße). Alle anderen in der Konfiguration für die Anmeldung definierten Freifelder werden bei jeder Anmeldung (egal zu welcher Veranstaltung) abgefragt. Die bei der Anmeldung für dieses Freifeld eingegebene Information wird auf der Teilnehmerliste ausgedruckt. |
Termine
Hier können Sie Startdatum und -zeit sowie Enddatum und -zeit für die Veranstaltung angeben. Es können mehrere Termine pro Veranstaltung angelegt werden.
Wenn die Veranstaltung mehrere Termine mit der gleichen Teilnehmergruppe hat, werden die Einzeltermine hier angelegt. Wenn aber mehrere unterschiedliche Gruppen jeweils einen oder mehrere Termine haben, müssen mehrere Veranstaltungen mit dem gleichen Thema angelegt werden.
Beispiel:
Die Veranstaltung Töpfern erfordert drei Termine zum Töpfern, Glasieren und Brennen. Es können max. 12 Kinder und Jugendliche mitmachen. Es wird mit einer Nachfrage von ca. 30 Kindern und Jugendlichen gerechnet.
In diesem Fall wird eine Veranstaltung für max. 12 Teilnehmer und den ersten drei Terminen angelegt. Anschließend werden zwei weitere Veranstaltungen mit dem gleichen Thema, wieder max. 12 Teilnehmern und jeweils drei Terminen angelegt. FePa+ erkennt, dass alle drei Veranstaltungen das gleiche Thema haben und bietet das unkomplizierte Umbuchen zwischen den drei Veranstaltungen an.
Wenn Sie mehrere Veranstaltungen mit dem gleichen Thema anlegen, können Sie dabei auch die Altersgruppen trennen, indem Sie für jede Veranstaltung ein anderes Mindest- und Höchstalter angeben (z.B. Alter 7-12 für die erste Veranstaltung und Alter 13-17 für die zweite). Kinder und Jugendliche bekommen nur die Veranstaltungen angezeigt, die für ihr Alter passen und sehen altersmäßig unpassende Veranstaltungen erst gar nicht.